Borrador para revisión legal de la Universidad del Valle. Este texto todavía no es la versión oficial.

Política de tratamiento de datos personales

Versión 0.1 · 20 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata univalle.app, para qué, quién los trata y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015), y se aplica junto con la política institucional de tratamiento de datos personales de la Universidad del Valle.

1. Quién es responsable de sus datos

• Responsable del tratamiento: Universidad del Valle, institución de educación superior pública con domicilio en Santiago de Cali, Colombia. Decide sobre la base de datos y sobre el uso de los datos.
• Encargado del tratamiento: Plano Base Arquitectos, que construye y opera univalle.app por cuenta de la Universidad del Valle hasta la entrega de la plataforma. Trata los datos solo según las instrucciones de la Universidad del Valle y para las finalidades de esta política.
• Canal de atención: el correo admin@univalle.app, para consultas, reclamos y cualquier solicitud sobre sus datos.

2. Qué datos tratamos

Solo los necesarios para dar acceso a la plataforma y dejar constancia de lo que se hace en ella:

• Datos de identificación: su nombre y su correo electrónico.
• Datos de la cuenta: el rol que le asignó la Universidad del Valle (administración, edición o lectura), el estado de su cuenta y, si usted creó una contraseña, una huella cifrada de ella (nadie puede ver su contraseña).
• Registros de acceso: la fecha y la hora de cada ingreso y de cada intento fallido, el equipo o navegador desde el que entra y su dirección IP, que se guarda solo como un resumen cifrado (hash) que no permite recuperarla.
• Red aproximada de cada ingreso: una dirección IP aproximada (con su último tramo oculto) y el lugar aproximado, por ejemplo la ciudad, que informa Cloudflare. Sirve para que usted y la administración reconozcan un acceso que no es suyo. Se borra automáticamente cada semana una vez cumplidos 180 días desde el ingreso (es un ajuste de la plataforma; si cambia, lo avisaremos en esta política), de modo que puede permanecer hasta siete días más de ese plazo. El evento del ingreso (fecha, hora y navegador) sigue en el registro de acceso sin esa red.
• Registro de ediciones: los cambios que usted hace en el censo de edificios y en los informes de seguridad humana, con su firma (nombre y correo), la fecha y el motivo.
• Datos que llegan de Google cuando usted elige ingresar con Google: su correo, su nombre y si Google verificó ese correo. No pedimos ni guardamos nada más de su cuenta de Google (ni contactos, ni archivos, ni su foto).
• Solicitudes de acceso: si usted pide una invitación, su nombre, su correo y el motivo que escriba.

No tratamos datos sensibles (como los de salud, origen étnico, orientación política o religiosa, ni datos biométricos) ni datos de niñas, niños o adolescentes. La plataforma no está dirigida a menores de edad.

3. Para qué usamos sus datos

• Dar acceso a la plataforma a las personas que autoriza la Universidad del Valle, con el rol que les corresponde.
• Dejar trazabilidad de las ediciones del censo de edificios y de los informes de seguridad humana: quién cambió qué, cuándo y por qué.
• Proteger la plataforma: limitar los intentos de ingreso, detectar abusos y responder a incidentes de seguridad.
• Enviarle los correos propios del servicio: invitaciones, cambio de contraseña y avisos de su cuenta. No enviamos publicidad.

No vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos, y no los usamos para fines distintos de los anteriores.

4. Con quién se comparten (proveedores)

La plataforma funciona con estos proveedores, que actúan como encargados o subencargados y solo reciben lo indispensable para prestar su servicio:

• Cloudflare: servidores, base de datos y almacenamiento de archivos de la plataforma.
• Resend: envío de los correos del servicio (recibe su correo y el contenido del mensaje).
• Google: el ingreso con Google, si usted lo elige, y el mapa de la plataforma.
• Esri: imágenes satelitales del mapa. No recibe datos personales.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. Esa transmisión de datos se hace para las finalidades de esta política y con proveedores que ofrecen medidas de seguridad adecuadas, conforme a la Ley 1581 de 2012.

5. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales suyos que tratamos y el uso que les hemos dado.
• Actualizar y rectificar sus datos cuando estén incompletos, sean inexactos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo cuando la ley no la exija.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley. La supresión no procede cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; en particular, el registro de ediciones con su firma hace parte del archivo institucional de la Universidad del Valle y se conserva mientras exista el deber de guardarlo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

6. Cómo ejercer sus derechos

Escriba al correo admin@univalle.app desde el correo con el que usa la plataforma (o acredite su identidad de otra forma), con su nombre, la descripción de lo que pide y la dirección a la que quiere recibir la respuesta.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde que se reciben. Si no es posible en ese plazo, le diremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, le diremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo complete; si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.

Usted también puede corregir su nombre y cambiar su contraseña desde «Mi cuenta» en la plataforma.

7. Cookies y almacenamiento en su navegador

Usamos solo lo indispensable para que la plataforma funcione:

• Cookie de sesión (__Host-sesion): mantiene su sesión abierta mientras usa la plataforma. Vence a los 30 días sin uso o cuando usted sale.
• Cookie del ingreso con Google (__Host-google): solo durante el ingreso con Google, dura 10 minutos y se borra al terminar.
• Preferencia de tema (claro u oscuro): se guarda en su propio navegador y no se envía a nuestros servidores.

No usamos cookies de analítica, de seguimiento ni de publicidad.

8. Seguridad

Las conexiones van cifradas (HTTPS). Las contraseñas se guardan cifradas con un algoritmo de una sola vía, las direcciones IP se guardan como resumen cifrado y el acceso a los datos se limita según el rol de cada persona. Cada cambio queda registrado con su autor.

9. Conservación

Los datos de su cuenta se conservan mientras usted tenga acceso a la plataforma y, después, por el tiempo que exijan las normas de archivo de la Universidad del Valle. Los registros de acceso y de ediciones se conservan como parte de la trazabilidad del censo y de los informes.

10. Autorización y cambios

Al aceptar una invitación o ingresar a la plataforma, usted autoriza el tratamiento de sus datos según esta política. Si la cambiamos de forma sustancial, lo avisaremos en la plataforma antes de aplicar los cambios.

Versión 0.1, vigente desde el 20 de octubre de 2026.

Vea también: Condiciones de uso.